今日の心がけ～職員のスピーチ～

「は・き・も・の」

仕事の指示は、内容、期限、目的などをできる限り具体的に伝えることが大切です。
これらが曖昧だと、貴重な時間を浪費しかねません。
株式会社ビジネスプラスサポート代表の藤井美保代さんは、指示する側も、受ける側も、明確にすべきポイントは「は・き・も・の」だと表現しています。
「は」は背景、「き」は期限、「も」は目的、「の」は能率です。
指示を受ける側は、その内容を実行する自分を想像し、明快に指示がなければ、上司から情報を引き出す工夫を努力が必要でしょう。
指示する側は、相手の理解度をはかりつつ、言葉だけで足りないければ略図を使うなど、伝達方法に工夫を凝らすことも求められます。

◆今日の心がけ◆認識の共有を図りましょう
（『職場の教養』：一般社団法人倫理研究所より）

作業をお願いする時に、的確に伝えるように心掛けますが、自分自身の中で上手くまとまらず、なかなか具体的に効率良く伝えるということができません。
伝えながら、あれもこれもと思いつくままに伝えてしまい、相手が困惑しているだろうなと感じることがよくあり、申し訳ない気持ちになります。
逆に、受け取る側の立場の時に、この人は分かっている人を対象に話しているんだろうな・・・と感じることがあり、
先の作業がイメージできなかったり、指示の内容がよく理解できなくても、聞き返しづらいということもあり、理解できないまま間違えた作業をしてしまい、
勿体ない時間を過ごしてしまったこともありました。

このお話を読み、何かを指示したりお願いする時は、まず立場を入れ替えて考え、
自分が言われたら分かり易いと思える内容を伝えることができれば、受け取る側も短時間で指示を理解し、
その作業をイメージすることもできるので、お互いに時間を上手く使えてより良い仕事をすることができるのだと、改めて思いました。

日々繰り返しの業務だけではなく、プラスαの業務があり、追われるように作業をしている人が殆どだと思います。
そのような中で、貴重な時間を効率よく使うためにも、省けるところやまとめられるところなどはないかと考え、
この「は・き・も・の」も取り入れ、一緒に作業をする相手と理解の具合を確認し合いながら、
その都度良い形で作業を進められるように工夫していきたいと思います。

庶務係　大澤