今日の心がけ～職員のスピーチ～

お客様目線で…

会社のサービス変更を知らせる文書作成の担当となったAさん。
文案ができあがり、上司の確認を得ると、次のような指摘をされたのです。

「一緒に打ち合わせをしてきた私が読むと、君が言いたいことはよくわかる。
　しかし、初めて目にする人はどうだろうか」

その指摘を受けて、作成の経過を知らないという目線で読み直してみました。
すると、結論は記されているものの、
「なぜそうするのか」「お客様にどのような影響を与えるのか」がわかりにくいことに気がつきました。

上司の助言から、お客様が理解しやすい書面を作成することができたAさん。
その後の社内のコミュニケーションでも、発信する側・受け取る側の双方がイメージを共有できる伝達を心がけたのでした。

「伝える」という作業は、簡単なようでいて奥深いものです。
「何を伝えたいのか」「どうしたら伝わるのか」を考えてから発信して、円滑なコミュニケーションを図っていきましょう。

 　
　    今日の心がけ： 受けての立場で発信しましょう
　                 （『職場の教養』：一般社団法人倫理研究所より）

コミュニケーションには、発信した内容が「受け取る側」に任されています。
受け取った言葉を都合よくだったり、悪い意味だったりと、どうのように解釈するかは、受け取る側が決めることなのだと考えます。

受け取る側が解釈するということは、一言でも何か細かな情報を提供するという発信側のアクションが必要となります。
話し言葉は、話し方の強弱でも印象が違ってくるので常に話し方と言葉選びを気をつけるよう心がけたいものです。

また、身近なところでは、気軽に使えるLINEだったり、仕事上でのメールや議事録などの文書作成のような書き言葉は、発信する前に全体を読み、見直すことができます。
このようにして、伝えたい事を的確に伝えるためにどう表記すべきか、一方的な発信にならないよう慎重に確認をすべきと改めて感じました。

そして、これからむかえる年度末処理や新年度の準備について、職場のみなさんと円滑なコミュニケーションを図りながら業務に取り組みたいと思いました。

教務係　栗原