今日の心がけ～職員のスピーチ～

三文判を押しながら

　勤続二十年のＫさんは、部下を持つ中間管理職の立場です。
　部下が提出する様々な資料をはじめ、入・出金に関する伝票、見積書などに、承認印を押すことも業務の一つです。
　ある日、机の上に溜めてしまった伝票の山を前にしたＫさん。
〈面倒だな〉と思いながら、スタンプ式の判子を探しましたが、どこにも見つかりません。
仕方なく、予備として持っていた木製の三文判を使うことにしました。
　判子を朱肉に一回一回つきながら、大量の伝票に押印している間、いつもよりじっくり書類に目を通している自分に気がつきました。
　そして、以前、自分の上司が判を押す姿を思い出しました。
上司はＫさんが書類を持っていくと、即座に内容を精査し押印して、次の担当部門へ回していました。
業務がいっさい滞らないように努めていたのです。
　それからのＫさんは、自分の怠慢な姿勢が全体に及ぼす悪影響を戒め、提出された書類には、できる限り早い対処をしようと戒めました。

今日の心がけ◆全体への影響を考えましょう
（『職場の教養』：一般社団法人倫理研究所より）

教務でいうと、休講補講願、教室変更願、学籍異動願など、毎日のように様々な書類が回ってきます。

書類に印を押す際には、その内容を確認し、自分なりに判断して、わからないこと、おかしいと思うことは確認してから押すようにしています。
何のための回覧か、判を押す意味を意識し、ひとつひとつ見る必要があると思います。

日々の業務の中で忙しいことも多く、落ちついて確認ができない場合はおろそかになることを心配して後回しにすることもあります。
また、時には溜まった書類を一気に確認することで見落としが出てしまったり、流れ作業のように押してしまう場合があります。

そうした結果、書類が遅くなったり、間違いや問題に気づかず回してしまい、ここでいうような全体へ影響を及ぼしてしまうことになります。

まずは書類が来たらすぐに確認することを心がけ、状況によって後になっても、気持ちが薄れないように気を付けて確認し、できるだけ滞りがないように取り組みたいと思いました。

教務係　相馬