今日の心がけ～職員のスピーチ～

ジュクの件

　受けた電話を別の部署へ取り次ぐことになったＡさん。

先方の用件は、「ジュクの件」でした。

理解できないまま他部署に取り次いだのです。

　気になったＡさんは、電話を取り次いだ部署に確認をしたところ、

「十九日の件で」ということだったのです。

　電話を受けた時、相手の言葉がよく聞き取れなかったり、

意味がよくわからないことは、日常的によくあることでしょう。

　そういう時に、あなたならどうしますか。

わかるまで聞き返す、相手の言葉を口に出して確認する、

わからないままとりあえず話を進める、受話器の音量を上げる…、

いろいろな対処法がありそうです。

　電話応対に慣れている人に、普段どうしているか尋ねてもよいでしょう。

◆今日の心がけ◆電話応対のマナーを考えましょう

（『職場の教養』：社団法人倫理研究所より　）

電話でのやり取りでは、聞き取りにくかったり、

意味が分からなかったりすることは、私も多く経験しています。

　話をしている中でしたら、「もう一度お願いします」と聞き直しますが、

しつこく聞き直して、相手を嫌な気持ちにさせてしまっても

良くないなぁ～と考えてしまいます。

　そのため、電話番号や期間、平成28年か平成28年度なのか、

数量などの数の間違いはあってはならないことなので、

必ず復唱したりＦＡＸを送ったり、依頼書を送付するように気をつけています。

　しかし、その他の電話に関しては、曖昧なままで取り次いでいる場合が

多くあるように思います。

「以前そちらの大学で契約をしていました会社です。□□局長さんお願いします」や

「○○グループの○○です。□□先生お願いします」などの電話がありました。

「以前お世話になっていました」や「以前契約していただいていました」

「□□先生お願いします」

と言われた場合、何の疑いもなく取り次いでしまいますが、

実は勧誘の電話であったことがありました。

　自分が窓口となって受けた用件については、しっかりと受け渡しが

出来るようにするためにも、先方に失礼のない対応を心掛けながら、

曖昧な部分を残さないように確認をしたり、声のトーンを明るくしたり、

聞き取りやすい早さで話すなど気を付けていきたいと思っています。

実習指導係　林