今日の心がけ～職員のスピーチ～

電話の掛け方に配慮

先日、私が席を外している時に求人に関する電話があったようで、自席に戻ると、掛けてきた保育園と担当者の名前が記され、必要最小限の用件が書かれ、電話番号が表記されているメモが残されていました。

折り返し掛ける前に、念のためその保育園のホームページを閲覧したところ、メモに残された園名の平仮名と漢字がピッタリ合っており、速記でメモをとった後に、Webで確認したのかもしれませんが、とても安心できました。

これは、職場での固定電話でのやり取りですが、特によく使われるコミュニケーションツールでは携帯電話が多いでしょう。それも、プライベートであれば、今はメールではなくLINEが急速に普及してきています。

ただ、連絡を取り合う相手が、個人または複数相手かによってツールは変わりますが、仕事であれば電話機能が主流です。

この電話というものは、相手が見えません。
ですから、留守番電話に用件を残すこと以前に、受け手に対して本当に配慮を心掛けるのであれば、相手のスケジュールや状況を見計らって掛けなければならないと思います。

繋がらないからと言って、イライラして何度も掛ける人がいますが、相手が「気付かない」ということだけではなく、「出られない場所にいる」「何かのトラブルをかかえている」「具合が悪い」…など、多様な理由が考えられるので、自分の都合だけで電話をすることは控えるべきでしょう。

そのような場合、電話ではなく、ショートメールという方法もあります。
それが、『職場の教養』（社団法人倫理研究所）「配慮ある伝言」に掲載されている“受け手への配慮”なのかと思います。

事務局 係長（進路支援担当）　中村 周