今日の心がけ～職員のスピーチ～

隙間時間の活用

仕事がなかなかはかどらないことが悩みのAさんは「やることは山ほどあるのですがなかなか時間がなくて…」と先輩のKさんに相談をしました。
すると、「時間は意識して作り出していくものだよ」とアドバイスを受けたのです。
1時間や2時間というまとまった時間は取れなくても、10分や20分という細切れ時間は1日のうちに必ずあるものです。
適度な休憩時間を保ちつつもその隙間の時間をいかに活用していくかが、時間を作り出すポイントになります。

さらにKさんは、「もう一つ大切な事は、時間を浪費しないように普段から注意を払うこと。
そのためにも、気づいたことをその時にサッと処理する習慣も同時に身につけることをお勧めするよ」と付け加えました。

Aさんは、その日から気づいたらすぐすることを目標の一つに定めました。
1日24時間という時間はみな平等です。
規定時間をどう使うかを決めるのは自分自身です。
与えられた時間を有効活用して、充実した日々を送りましょう。

今日の心がけ◇時間の使い方を工夫しましょう
（『職場の教養』：一般社団法人倫理研究所より）

時間の使い方を工夫することは、効率よく仕事を進めるうえで大変重要です。
仕事ができる人のデスクは整理整頓されているといいます。
見た目が整っているだけでなく、どこに何を保管しているか分かりやすく管理されているため、いざ資料を使いたいと思ったときにサッと取り出せるなど無駄な時間がありません。

私の場合、処分することが苦手なため、必要な資料を探し回る時間を浪費しているなといつも反省しています。
パソコンのフォルダ内のデータも同様です。
いずれ必要になるかもしれないからと、ついつい放り込む癖がついてしまっています。
すると時間の経過と共に不要なデータが膨れ上がり、本当に必要なものが埋もれてしまうといった状況にもなりかねません。

文中にあった10分や20分でできることとして、身の回りを点検し不要なもの見極めてその都度処分し、
すっきりした仕事環境を保てるよう今日から実践していきたいと思いました。

教務係　寺田

そうですね。
全ての人に平等に与えられて、自由に操作できるのは「時間経過」だけですね。
その与えられた時間をいかに使うかが各人の一生までも左右すると言えます。

仕事などを依頼した折に「時間がないので・・・」といった返事が返ってくることがあります。
このようなときにはすぐに依頼を引っ込めて引き下がるべきでしょう。
「やりたくない」気持ちを時間に置き換えているだけですからね。

仕事は「仕事量の多い人に頼め」と言われます。
そのような人は時間管理が上手で多くの仕事をこなしているから、外から見ると忙しそうに感じられるのです。
しかし、当人は時間管理が上手なため、仕事がベルトコンベアのようにスムーズに流れているのです。

と同時に仕事の軽重の判断ができてプライオリティ（優先順位）をつけた、メリハリのある仕事ができるからです。
一つの曲が流れること（リズムとメロディー）を想像してください。
このように仕事にメリハリをつけスムースに時間経過とともに仕事を流しているのです。

本学にも“To Do List”を作成して前日の夕方や当日の朝にチェックして仕事に取り組んでいる人がいます。
さすがに仕事にも「ムリ・ムダ・ムラ」の３Mがありませんので、安心して仕事を任せることができます。
全ての人に平等に与えられた時間を自身でコントロールできているのです。

要領が良い人と悪い人との差は何かというとこの時間管理につきます。
一歩先（時間と重要度と量と）を想定しながら、スムーズに業務への取り組みができているのです。
本学の学生も時間に追われる仕事と言われる職業に就きますが、ぜひとも先を見越した時間管理ができるようにして欲しいですね。

藤田