今日の心がけ～職員のスピーチ～

優先順位

　手間のかかる仕事ほど先延ばしにしてしまうものです。
報告書や書類の期日が迫る度、慌ただしく仕事に取組み、締め切り直前に提出することはありませんか。

　仕事が増えて、先延ばしにしている間に、別の仕事を頼まれると、期日を過ぎてしまうでしょう。
仕事に追われるあまり処理を忘れてしまうというという事態にならないように、仕事の配分を考えることは大切です。

　仕事には様々な種類があります。
中でも新しい企画の考案や、初めて任される仕事には、時間をとられてしまいがちです。
一方で、ファックスやメールの処理、経費の精算などすぐに取りかかれるものもあります。

　仕事の優先順位を考慮しながらも、コマ切れの時間を活用するなどして、すぐに済む仕事は早いうちに済ませると、忘れることを防止できます。

　すぐやることで「あの人は仕事が速い」と相手に与えるインパクトも違ってくるでしょう。
作業にかかる時間は同じでも、即やった分だけ価値が高まるのです。

今日の心がけ◆すぐにできる仕事はすぐに済ませましょう
『職場の教養』：一般社団法人倫理研究所より

　仕事が増え期日間地かな忙しい時に別の仕事を急ぎで頼まれることはよくあることです。
人のことを優先しないと大変なことになります。

　新しい企画の考案や、初めて任される仕事はかかる時間が読みにく厄介です。
経験していればペース配分がわかります。

　仕事の優先順位を考慮しながらも人のすぐできる仕事はすぐに済ませようと思いました。

事務局係長　田中　淳一

そうですね。
プライオリティは重要です。
仕事ができる人はこのプライオリティがきちんとできる人です。

重要度や緊急度そして時間のかかり程度、対象が外部か内部かなどで決めなければなりません。
その区分がきちんとできる人は効率的に仕事を処理できます。
組織でたいへん困る人は好き嫌いでこの優先順位を決める人です。

大学事務などの場合は学生からの突発的な案件が飛び込んでくるのがアタリマエです。
このため取り組んでいる業務が途切れてしまうことも多くあります。
このような場合でも柔軟に対応できるように業務の優先順位をつけなければなりません。

また、学校業務は基本的に年間を通して前年とそれほど大きく変化することはありません。
昨年度の業務日誌を見ておくと、いつ何を行わなければならないかがおおよそ決まります。
この見通しができないとその都度慌てて、慌ただしさを自身で作り上げることになります。

学生が心地よいキャンパスライフを送れるようしていくのも教職員の仕事の一つです。
そのためにも教職員が仕事のプライオリティをつけてスムーズに業務をこなしていかなければなりませんね。
金曜日の午後は月曜日からの仕事の流れを奏していることが大切です。

藤田