今日の心がけ～職員のスピーチ～

「わかりやすい資料作り」

　Aさんは、営業補佐をしています。
　ある日、営業担当者から、「K社の受注履歴とその対応について調べ、報告してほしい」と、初めての資料制作を依頼されました。
　Aさんは自分なりに受注の履歴と発送日を一覧表にまとめ、営業担当者に提出しました。
しかし、「これでは短い納期と通常の納期との区分けが不明確だ。
わかりやすく作り直してほしい」と、再度、指示を受けました。

　初めに依頼を受けたとき、「どんな票が必要で、どのように表すのがベストか」を明確にしないで進めた結果、相手の要望とは異なる、的外れな資料を作成してしまったのです。
　再度の説明は相手の貴重な時間を奪い、自分自身も過剰な時間をかけざるを得なくなります。
時には相手が望む期日に間に合わない場合もあるかもしれません。
　この失敗から、最初の段階で仕事の目的を正確に把握することが大切だと学んだAさんです。

今日の心がけ♦相手の要望を把握しましょう

　
　この文を読みまして、私自身が感じたのは、Aさんが依頼を受けた時に相手の要望をきちんと明確にしていなかった事が、このような結果を招いてしまったので、反省すべきはAさんであると思ったのです。
しかし、実は、音読の練習中に家族にこの文を聞かれてしまい、主人や子供たちが一様にAさんは悪くないと、問題があるのは、指示をした人間の方で、Aさんに落ち度はないと言い出したのです。

　見方を変えると、確かにこの文には、そういった面もあるかもしれません。
　依頼を受ける側には、何が求められているかを理解したうえで仕事を進めていくことが大切です。
　指示する側も、何を求めているのかを明確にした上で依頼をする必要があると感じました。

　何につけても、独りよがりになることのないように、心掛けていかなければと改めて思いました。

食堂　五月女

　ステキなご家族ですね。
　このように良好なコミュニケーションがとれているご家族は本当に素晴らしいと思います。
　このようなご家族では問題はあまり起こらないでしょうね。

　このAさんのような事例は職場においてはしばしば起こりますね。
　このことは営業担当者もAさんも互いに「５W２H]で確認していないことから起こったことです。
　ここでは「つもり」や「だろう」がその障害になったのでしょう。

　営業担当者は「Aさんはタブンこれくらいは分かっているだろう」と考え、Aさんも「タブンこれで良いのだろう」と考えた結果です。
　一緒に過ごす時間が長くなると「わかっているツモリ」「タブン・・・だろう」が増えて確かめることをしなくなります。
　今一度、近くにいる人と話す場合でも重要な案件は「阿吽の呼吸」ではなく「確かめる」ことをしてはどうでしょうね。

　特の大学の教職員が学生に対応するときには注意が必要です。
　「これくらいは・・・」という「つもり」が大きなことになりかねません。
　常に５W２Hで確かめて職員間でも学生にも対していきましょう。

藤田